Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten. Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich, da wir die Schwellenwerte nach § 38 BDSG nicht überschreiten.

2. Hosting & Server-Logfiles

Unsere Website wird gehostet bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen an unseren Server übertragen und temporär in einer Protokolldatei (Logfile) gespeichert:

• IP-Adresse des aufrufenden Geräts (anonymisiert / gekürzt)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite bzw. Datei
• Verweisende Website (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser, Betriebssystem und Spracheinstellung

Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website (z. B. Abwehr von Angriffen). Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen oder eine personenbezogene Auswertung findet nicht statt.

Speicherdauer: Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht.

3. Cookies & Tracking

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Sie richten keinen Schaden an und enthalten keine Schadsoftware.

Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind erforderlich, damit die Website grundlegend funktioniert (z. B. Sitzungscookies, Spracheinstellung, Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

Optionale Cookies

Optionale Cookies (z. B. für Statistik oder eingebettete Inhalte) setzen wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner ein. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer widerrufen.

4. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über soziale Medien kontaktieren, werden Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens und für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter.

Speicherdauer: Ihre Anfrage wird gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens jedoch nach 24 Monaten.

5. Aussteller-Anmeldeformular

Wenn Sie sich über unser Online-Formular als Aussteller bei einer unserer Veranstaltungen anmelden, verarbeiten wir die folgenden Daten:

• Name der Firma / des Vereins
• Vor- und Nachname der Ansprechperson
• Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Angaben zum Stand (Veranstaltung, Inhalt, Standgröße in qm, Anzahl Stühle, Laufmeter Tisch, Standplatz Innen/Außen, Bedarf an Strom/Parkplatz)
• Optional: Namen weiterer Standbetreuer für die Erstellung von Namensschildern
• Hochgeladene Skizze des geplanten Standes (JPG, PNG oder PDF, max. 5 MB)
• Optionale Anmerkungen

Wir verwenden diese Daten ausschließlich zur Organisation und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung sowie zur Kommunikation mit Ihnen. Die hochgeladene Skizze dient der Vorbereitung Ihres Standplatzes und wird ausschließlich an die zuständige veranstaltungsbezogene E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Speicherdauer: Bis zum Abschluss der Veranstaltung und der zugehörigen Abrechnung. Die Skizze wird nicht dauerhaft auf dem Webserver gespeichert, sondern direkt nach Versand der E-Mail an die zuständige Stelle vom Server gelöscht. Soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen (in der Regel 6 oder 10 Jahre nach § 257 HGB / § 147 AO), werden die Daten entsprechend länger aufbewahrt.

6. Online-Ticketverkauf

Für den Online-Ticketverkauf zu unseren Veranstaltungen nutzen wir den externen Anbieter tixforgigs.com, betrieben von der ticket I/O GmbH, Erftstraße 19, 50672 Köln. Wenn Sie auf einen Ticket-Link klicken, verlassen Sie unsere Website und gelangen zu tixforgigs.

Wir selbst erhalten von tixforgigs lediglich anonymisierte Verkaufszahlen und ggf. eine Teilnehmerliste zur Einlasskontrolle. Die Verarbeitung Ihrer Zahlungs- und Kontaktdaten beim Ticketkauf erfolgt eigenverantwortlich durch tixforgigs nach deren Datenschutzbestimmungen:

https://www.tixforgigs.com/Common/Privacy

7. Mitgliedschaft & Spenden

Wenn Sie Mitglied werden oder uns spenden, verarbeiten wir Ihre angegebenen Daten (Name, Anschrift, ggf. Bankverbindung, E-Mail-Adresse) zur Verwaltung der Mitgliedschaft bzw. zur Ausstellung von Spendenquittungen.

Speicherdauer: Mitgliederdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft und anschließend gemäß steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (in der Regel 10 Jahre) gespeichert. Spendenquittungen unterliegen denselben steuerrechtlichen Fristen.

8. Schriftarten & technische Komponenten

Auf dieser Website verwenden wir Schriftarten von Google Fonts. Aus Datenschutzgründen werden diese Schriftarten lokal von unserem Server ausgeliefert; eine Verbindung zu Google-Servern findet beim Aufruf unserer Website nicht statt.

Sollten in Einzelfällen externe Ressourcen (z. B. eingebettete Karten, Videos) eingebunden werden, geschieht dies nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über das Cookie-Banner. Bis zur Einwilligung sehen Sie an entsprechender Stelle einen Platzhalter.

9. Social-Media-Verlinkungen

Auf unserer Website finden Sie Verlinkungen zu unseren Profilen auf Facebook, Instagram, YouTube und WhatsApp. Es handelt sich dabei um einfache Hyperlinks – keine eingebetteten Plugins. Es werden also keine Daten an die Plattformen übertragen, solange Sie nicht aktiv auf einen dieser Links klicken.

Erst durch Anklicken eines Links verlassen Sie unsere Website. Es gelten dann die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters:

• Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook, Instagram, WhatsApp), 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland – Datenschutzerklärung Meta · WhatsApp (EWR)
• Google Ireland Ltd. (YouTube), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland – Datenschutzerklärung Google

Bei der Nutzung dieser Plattformen kann eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer (insbesondere USA) stattfinden. Wir haben darauf keinen Einfluss.

10. Foto- und Videoaufnahmen

Im Rahmen unserer Vereinsarbeit und bei Veranstaltungen (Modellbahntage, Großbahntreffen, Wintertreffen, Vereinsfeste) werden regelmäßig Foto- und Videoaufnahmen angefertigt.

Zweck der Aufnahmen

• Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins
• Dokumentation des Vereinslebens
• Berichterstattung über Veranstaltungen
• Nachwuchsgewinnung

Die Aufnahmen können veröffentlicht werden auf unserer Website, auf YouTube, Instagram, Facebook sowie ggf. in Printmedien, Flyern oder Vereinspräsentationen.

Hinweis bei Veranstaltungen

An den Eingängen unserer Veranstaltungen weisen wir mit gut sichtbaren Schildern auf die Foto- und Videoaufnahmen hin. Mit dem Betreten der Veranstaltung erklären Sie sich grundsätzlich mit Aufnahmen einverstanden, die Sie in der allgemeinen Veranstaltungsatmosphäre zeigen.

Besonderer Schutz von Kindern und Jugendlichen

Bei Kindern und Jugendlichen achten wir besonders auf den Schutz der Persönlichkeitsrechte. Aufnahmen erfolgen ausschließlich im vereinsbezogenen Kontext und ohne Namensnennung. Vor einer gezielten Veröffentlichung holen wir die Einwilligung der Erziehungsberechtigten ein.

Ihr Widerspruchsrecht

Sie können der Anfertigung oder Veröffentlichung von Aufnahmen jederzeit widersprechen – mündlich gegenüber dem Vorstand oder schriftlich an unsere oben genannte Vereinsadresse. Bereits veröffentlichte Inhalte entfernen wir im Rahmen des Zumutbaren.

11. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur in folgenden Fällen statt:

• Sie haben ausdrücklich eingewilligt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Die Weitergabe ist zur Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), z. B. an unseren Hoster IONOS oder den Ticketanbieter tixforgigs
• Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), z. B. gegenüber dem Finanzamt
• Die Weitergabe ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Mit Auftragsverarbeitern (Hoster, Ticketanbieter) haben wir Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

12. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die konkrete Dauer ist bei den jeweiligen Verarbeitungen oben angegeben.

Nach Ablauf der Frist werden die Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert.

13. Ihre Rechte

Nach DSGVO haben Sie folgende Rechte gegenüber uns:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten Format (Art. 20)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77)

14. Widerspruchsrecht

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie der Verarbeitung jederzeit widersprechen. Dies gilt insbesondere auch für die Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen.

Den Widerspruch richten Sie formlos an: info@ig-modellbahn-schkeuditz.de

15. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust oder unberechtigten Zugriff zu schützen. Insbesondere wird die Datenübertragung auf unserer Website mittels TLS/SSL-Verschlüsselung abgesichert (erkennbar am Schloss-Symbol und „https://" in der Adresszeile).

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den Stand der Technik angepasst.

16. Aktualität & Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Mai 2026. Durch Weiterentwicklung unserer Website oder gesetzliche Änderungen kann es notwendig werden, diese Erklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets unter:

ig-modellbahn-schkeuditz.de/datenschutz